Методики личной эффективности, продолжение.

6 января 2024

Доклад на внутреннем митапе для сотрудников компании eComCharge.

Продолжение темы, начало здесь.

Информация здесь в основном является конспектом книги "Джедайские техники" Максима Дорофеева.

Модель прокрастинации Тима Урбана.

Устройство мозга прокрастинатора

Обезьянка движима желанием сиюминутного удовольствия. Её интересуют быстровыполнимые, интересные, импульсивные желания. Для неё нет ни прошлого, ни будущего. Большую часть времени именно обезьянка владеет пультом управления.

Успешная обезьяна:

Панический монстр появляется, когда есть угроза безопасности или карьере (приближается дедлайн). Обезьяна его боится и убегает.

Тогда рациональный тип становится за пульт управления и ценой героических усилий худо-бедно разруливает ситуацию.

В момент времени, когда панический монстр уже ушел, а обезьяна еще не появилась, рациональный тип дает себе обещания делать все правильно и заранее. Но обезьяна возвращается и перехватывает управление.

Обезьянка не является нашим врагом. С ней нужно подружиться и наладить сотрудничество. Для этого нужно научиться общаться с обезьянкой на понятном ей языке. Тогда сотрудничество будет продуктивным.

Модель Канемана

Даниэль Канеман, учёный-психолог.

Нобелевская премия по экономике в 2002 году.

Опроверг идею о том, что человек, являясь участником экономических процессов, действует логично и рационально.

Классическая задача:

Мяч и бейсбольная бита вместе стоят 1 доллар и 10 центов. Бейсбольная бита дороже мяча на 1 доллар. Сколько стоит мяч?

Система 1, быстрое применение шаблона, ответ -- 10 центов

Система 2, решение уравнения, ответ -- 5 центов.

Система 1 тратит мало энергии, работает долго. Система 2 тратит много энергии и быстро истощается.

Для включения Системы 2 требуется волевое усилие. Благодаря этому она не применяется просто так по пустякам, а включается ради чего-то важного.

Думать -- это больно и неприятно. Примерно как переносить тяжести.

Мыслетопливо

Для выполнения задач необходимо 3 ресурса:

Недостаток одного компонента можно компенсировать повышенным расходом другого.

Как правило, время не является лимитирующим фактором. Гораздо чаще это мыслетопливо или мотивация. Система Дорофеева сосредоточена на эффективном использовании мыслетоплива.

Когда мыслетопливо заканчивается, Система 2 не включается, и работает только Система 1. Отсюда ошибки, когнитивные искажения, плохой контроль эмоций (грубость). И неспособность сопротивляться искушениями (съесть торт на ночь).

Увеличить объем мыслетоплива требует долгой и кропотливой работы над собой и своим образом жизни. Эту работу нужно делать.

Но первоочередная задача -- научиться грамотно распоряжаться имеющимся запасом мыслетоплива, и минимизировать утечку.

Потери мыслетоплива

Идея зарождается в подсознании, всплывает в сознание и держится там 20-40 секунд. Потом идея тонет. Может быть всплывёт позже. А может не всплывёт.

Если пытаться удержать её в сознании дольше, то на это тратится мыслетопливо.

Оптимально записывать идеи (и любые важные мысли) как только они появляются в голове. Для этого нужно постоянно при себе иметь что-то, куда можно записывать. Обычно это телефон.

Задачи нужно записывать. Новые задачи вытесняют из памяти старые. На удержание задач в памяти тратится мыслетопливо.

Прерывание работы оповещениями или посторонними мыслями. При возвращении к работе тратится мыслетопливо на восстановление контекста. Две рабочие сессии по 10 минут не эквивалентны одной сессии в 20 минут, работы будет сделано меньше.

Негативные эмоции, например, муки совести из-за прокрастинации тоже ведут к утечке мыслетоплива.

Прокрастинация вредна ещё и потому, что вы всё равно тратите мыслетопливо, но не на задачу, а на негативные эмоции.

Эффективное использование мыслетоплива

3.1. Регулярно восстанавливаться

Прошлый раз мы говорили про тренировку, про циклы нагрузки и восстановления. Что важно правильно управлять количеством нагрузки и длительностью восстановления.

То же самое актуально для любой работы, и физической и умственной.

Мыслетопливо тратится намного быстрее, чем восстанавливается. 3 часа умственной работы -- 8 часов сна для восстановления.

Что такое отдых мы тоже говорили. Важно много спать, и важно отдыхать так, чтобы мозг не получал новую входящую информацию.

3.2. Разгружать рабочую память

Ничего не хранить в голове, всё записывать.

Есть несколько способов извлечь из головы что-то важное, что не плавает на поверхности, но вызывает беспокойство и утечку мыслетоплива.

Метод спусковых крючков. В спокойной обстановке читать список заранее подготовленных вопросов (чек-лист, mindmap), обдумывать. Если что-то всплывёт, записывать.

Метод созерцания точки. Вариант медитации, где нужно сосредоточить внимание на точке на стене. И каждый раз, когда внимание на что-то отвлекается, записывать, на что именно.

Вечерний гвоздодёр. Промотать в памяти свой день в обратном хронологическом порядке, от текущего момента до его начала. Настолько подробно, насколько возможно. Если что-то забытое всплыло (гвоздь) -- записать.

3.3. Регулярно очищать инбоксы

Инбокс (входящие) -- это очередь входящей информации: сообщения от других людей, уведомления от каких-то систем, свои собственные заметки.

Может быть несколько инбоксов: почта, мессенджеры, бумажные и электронные заметки.

Их нужно регулярно просматривать, потому что в них могут быть:

Нужно знать все свои инбоксы. Плохо, когда есть инбокс, который не осознаётся как инбокс (часто это мессенджер). Игнорирование инбокса несет риск пропустить возможности и бомбы.

Входящие нужно превращать в:

А дальше с разными сущностями нужно работать по-разному.

3.4. Правильно формулировать задачи

Это чуть ли не самый главный метод в системе Дорофеева. Упоминается чаще, чем любой другой.

Задача должна быть понятна обезьянке. Правильная формулировка очень важна, часто именно от неё зависит, как быстро задачу будет сделана, и будет ли вообще сделана.

Примеры формулировок:

"Вылечить зуб" -- плохая формулировка, задача будет прокрастинироваться несколько месяцев.

"Позвонить в клинику и записаться" -- хорошая формулировка.

"Сдать отчёт по командировке" -- плохо.

"Поискать дома в рюкзаке чек за оплату гостиницы" -- хорошо.

"Подготовить презентацию" -- плохо.

"Попросить у финансистов таблицу с расходами за 4й квартал" -- хорошо.

Прокрастинационный зазор -- разница между записанной задачей и тем, что на самом деле нужно сделать. Чем больше зазор, тем выше вероятность прокрастинации задачи.

Например: чтобы вылечить зуб, сперва нужно записаться к стоматологу. Чтобы записаться к стоматологу, сперва нужно позвонить в страховую. Для этого нужно узнать телефон страховой. Телефон знает Петя из отдела кадров.

Первое действие: позвонить Пете и узнать телефон страховой. Эта задача не будет прокрастинироваться, потому что обезьянке сразу понятно что делать, и она берёт и делает.

Задачу можно выполнить за полчаса, иначе это не задача, это необработанное "входящее".

3.5. Использовать внешнее хранилище

Вся важная информация должна храниться во внешней системе. Которая должна быть продолжением и расширением мозга, а не его копией.

Желательно иметь доступ к этим данным постоянно. Например, всё это иметь на телефоне. И синхронизировать с большим компьютером (потому что на нём удобнее работать).

3.6. Регулярно проводить обзоры системы

Часто люди организуют для себя какую-то систему работы с задачами, а потом игнорируют её. Это потому, что они не обращаются к ней регулярно, и информация там становится неполной и устаревшей.

Чтобы такого не случилось, нужно поддерживать систему в актуальном состоянии, и для этого регулярно её просматривать.

Обзоры системы:

Нет цели привести в порядок весь список до конца. Нужно сделать его чуть чище, чем он был до этого. Три обзора по 10 минут полезнее, чем один обзор на 30 минут.

Сесть и навести сразу полный порядок -- это слишком большая работа, которая неизбежно прокрастинируется. Так что лучше сесть не на долго, и навести чуть-чуть порядка :)

Если вы не выполнили задачу на сегодня, и хотите выполнить завтра -- переформулируйте её. Неизменная информация привлекает меньше внимания.

3.7. Уменьшить вредные переключения

Мобильные (и не мобильные) приложения стремятся максимально увеличить время проведённое пользователем в приложении. От этого зависит монетизация.

Хороший способ захвата внимания -- уведомления о новых событиях. Когда приходят уведомления, мы либо реагируем на них, либо тратим мыслетопливо, чтобы сопротивляться им. Включенные оповещения, даже если мы на них не реагируем, всё равно тратят мыслетопливо.

Оповещения в рабочем чате нужны дежурному специалисту. От большинства работников не требуется немедленная реакция на сообщения. Они могут реагировать в промежутках между сессиями Помодоро. Для этого оповещения не нужны. Задержка ответа на длительность сессии - 20-30 минут, обычно не является проблемой.

Отвлечения на соцсети и котиков в ютубе. С этим бороться сложнее, чем кажется.

Есть два подхода: разрешать и запрещать.

Разрешать на ограниченное время. Ставить таймер на 15 минут и идти смотреть котиков, но по сигналу таймера возвращаться оттуда.

Запрещать в определённое время. Есть специальный софт, или плагины к браузеру, которые запрещают открывать определённые сайты в указанное время.

Метод Помодоро

«Метод помидора» (итал. tecnica del pomodoro) — техника управления временем, предложенная Франческо Чирилло в конце 1980-х.

Базовые принципы:

Франческо поощряют низкотехнологичный подход с использованием механического таймера, бумаги и карандаша.

Заведение таймера подчёркивает решимость пользователя взяться за задачу, тиканье напоминает, что время идёт, а звонок сообщает о перерыве. Поток и внимание ассоциируются с этими физическими стимулами.

Он настаивал на том, что любой отвлекающий фактор можно отложить на 20-25 минут. Если вы не можете ждать, нужно отключить таймер, сделать то, что вам нужно и снова вернуться к работе, запустив таймер сначала.

Метод очень простой и эффективный. Мозг гораздо легче соглашается поработать 20 минут, чем "отсюда и до обеда".

Модель Обезьяна и Слон

Обезьяна появилась сразу в первой главе "Джедайских техник", а вот слона там не было. Слон появился во второй книге "Путь джедая".

Обезьяна и Слон -- это современная упрощённая адаптация древней буддийской концепции "Ум на пути шаматхи".

Дорофеев практикует Буддизм, хоть и не часто упоминает его в своих книгах. Однако вторая книга во многом опирается на идеи, взятые из Буддизма.

Шаматха -- вид медитации, направленный на достижение душевного спокойствия, умиротворения.

В этой концепции слон представляет рациональный мозг (Система 2 по Канеману). А обезьяна представляет мысли, оценки и убеждения. То есть, это не совсем Система 1, скорее эмоциональная сфера.

На начальных этапах монах, практикующий медитацию Шаматха, не контролирует ни обезьяну, ни слона. Но проходя через 9 уровней развития, он учится взаимодействовать с ними, затем обретает контроль, и в итоге расстаётся с обезьяной и садится верхом на слона.

Однако у нас, западных людей, нет цели летать по космосу верхом на слоне. Я вообще не могу понять, что именно выражает эта метафора. У нас цели более приземлённые, поэтому и модель проще.

У Дорофеева обезьяна -- это всё-таки обезьяна Тима Урбана, Система 1 по Канеману. А слон -- это рациональный тип Тима Урбана, Система 2 по Канеману.

В зависимости от того, насколько хорошо обезьяна и слон сотрудничают и понимают друг друга, Дорофеев выделяет 5 уровней эффективности. И даёт рекомендации, что делать на каждом уровне.

1. Обезьяна в панике.

Бежит, не успевает, и старается бежать еще быстрее. Слон не успевает за ней и не может ничего сделать.

2. Обезьяна иногда останавливается.

Слон иногда получает возможность подумать. С текущими задачами они более-менее справляются, с долгосрочными целями нет.

3. Обезьяна замечает существование слона.

Иногда они работают вместе. Легко справляются с текущими задачами и делают заделы на будущее.

4. Обезьяна просит помощи у слона в сложных ситуациях.

Планомерно двигаются к долгосрочным целям. Избавляются от лишних задач и проектов.

5. Стирается разница между обезьяной и слоном.

Плодотворное сотрудничество в атмосфере полного взаимопонимания и гармонии.

Когда вы достигнете совершенства, у вас вообще не будет срочных задач. Все задачи будут закрываться задолго до дедлайна :)

Важная часть этой концепции в том, что и обезьяна и слон не являются ни хорошими, ни плохими. Их не нужно исправлять. Нужно понять их сильные и слабые стороны и научиться правильно их использовать.

Цикл Обезьяна-Дао

Цикл работы с входящими и задачами.

  1. Слон обрабатывает входящие и думает
  2. Слон формирует задачи
  3. Обезьяна делает задачу
  4. Обезьяна проверяет входящие
  5. go to 1

Если мыслетопливо истощено, то слон выключается, пропускаются фазы 1 и 2, обезьяна сама обрабатывает входящие и делает только то, что её понятно.

Развитие привычки

Про задачи обычно думают в контексте проектов. Проект -- это некая активность которая рано или поздно достигает своей цели и завершается.

Но у нас есть много активностей, не связанных с проектами. Таких, которые никогда не завершаются. Например, профессиональное развитие, физическое развитие, практика танцев, музыки и др.

Такие активности формируют стиль жизни, и состоят они не из задач, а из привычек.

Привычки могут сложиться случайно или намеренно. Первый вариант -- плохой, потому что привычки очень устойчивы.

Мысли материальны, и не в каком-то эзотерическом смысле, а буквально. Процессы мышления и памяти приводят к изменениям связей между нейронами. Эти связи представлены анатомически -- в виде отростков нейронов идущих к другим нейронам.

Некоторые мысли короткоживущие, а некоторые снова и снова повторяются годами. При это они проходят по одним и тем же связям.

Если нейрон возбуждается сильно и регулярно, то он отращивает дополнительные синаптические шипики, что увеличивает площадь контакта с соседом. Сигнал передается быстрее, а путь передачи становится предпочтительным.

Поэтому устоявшиеся мысли и привычки очень сложно изменить. Для этого нужно разрывать существующие нервные связи и построить новые.

Размер привычки

Развить новые привычки проще, чем исправить существующие. Но тут важен правильный подход.

Допустим, мы хотим отжиматься 30 раз каждое утро. Если это предел наших возможностей, то такая привычка вряд ли приживётся. Нас хватит на пару недель, а потом энтузиазм спадёт, и активность сойдёт на нет.

Лучше начать с того, что даётся нам легко. Внедряем привычку отжиматься 5 раз, даже если по началу это кажется бесполезным. Когда привычка устоялась, можно увеличивать количество отжиманий.

Размер привычки работает с любыми активностями.

Построение своего образа жизни

Путь Джедая -- поиск собственной методики продуктивности. Универсального рецепта для всех нет, нужно разрабатывать свои личные рецепты для себя. Для этого нужно пробовать разное и прислушиваться к себе.

Цель системы не в том, чтобы быть максимально продуктивным и успеть сделать как можно больше дел, чтобы после вашей смерти список ваших достижений не уместился на могильной плите.

Цель в том, чтобы жить счастливую жизнь.

Для этого нужно не только эффективно планировать, закрывать задачи и достигать целей.

Нужно ещё уметь отдыхать, выработать у себя хорошие привычки, понимать себя, и жить в гармонии с обезьяной и слоном.

И не забывать, что успешная обезьяна:

И это не так уж глупо, если задуматься. Это очень даже мудро :)

comments powered by Disqus